Reserva de citas con aprobación manual y panel (Google Calendar)
El cliente solicita una cita, se bloquea el hueco como provisional en tu Google Calendar y tú la apruebas o rechazas desde un panel con un clic; el cliente recibe la resolución por email.
Se crea todo desactivado en una carpeta nueva de tu cuenta. No se ejecuta nada hasta que tú lo actives y puedes deshacerlo durante 24 horas.
Qué hace
Para negocios que quieren decidir quién entra en su agenda (consultas, asesorías, servicios a medida). El cliente rellena el formulario de solicitud; el workflow comprueba tu Google Calendar, crea un evento provisional [Pendiente] Cita: … que bloquea el hueco, guarda la solicitud como pendiente en el grupo citas, avisa al profesional y confirma al cliente que la ha recibido. Si la hora está ocupada, propone los huecos libres del día.
En el panel Citas ves todas las reservas con su estado; al pulsar una solicitud pendiente se abre el formulario de decisión: si apruebas, el evento pasa a Cita: … (confirmado) y el cliente recibe el email de confirmación; si rechazas, el evento provisional se borra y el cliente recibe un aviso con tu comentario.
Qué incluye: 2 formularios, 2 workflows, 1 dashboard y el grupo de datos citas. Las citas aprobadas funcionan con las plantillas de recordatorios y de cancelación/reprogramación.
Qué necesitas: Google Calendar y SMTP conectados.
Limitaciones: el cliente no se añade como invitado del evento (solo recibe emails); no hay selector visual de huecos libres; el formulario de decisión requiere haber iniciado sesión.
Cómo se pone en marcha
- 1
Conectar la credencial de google
Esta plantilla usa google en: Comprobar disponibilidad, Eventos del día, Reservar hueco provisional, Confirmar evento, Borrar evento provisional. Crea o elige la credencial y asígnala en esos nodos.
- 2
Conectar la credencial de smtp
Esta plantilla usa smtp en: Proponer otros huecos, Avisar al profesional, Avisar al cliente, Confirmar al cliente, Avisar del rechazo. Crea o elige la credencial y asígnala en esos nodos.
- 3
Copiar la URL del webhook (Recibir solicitud)
Al instalar se genera una URL nueva. Pégala en el sistema externo que debe llamar a este workflow.
- 4
Copiar la URL del webhook (Recibir decisión)
Al instalar se genera una URL nueva. Pégala en el sistema externo que debe llamar a este workflow.
- 5
Publicar y probar el formulario "Solicitud de cita"
Ábrelo, publícalo y envía un registro de prueba para comprobar que el workflow arranca.
- 6
Publicar y probar el formulario "Decisión sobre cita"
Ábrelo, publícalo y envía un registro de prueba para comprobar que el workflow arranca.
- 7
Abrir el dashboard "Citas"
Comprueba que los datos de prueba aparecen.
- 8
Ajustar tu horario
En el nodo Preparar solicitud edita el bloque "AJUSTA AQUÍ TU HORARIO" (zona horaria, duración, horas, días, antelación, lugar y nombre del negocio). Las opciones del campo Hora del formulario deben coincidir con
HORAS. - 9
Conectar Google Calendar y el email
Conecta Google en Comprobar disponibilidad, Eventos del día, Reservar hueco provisional, Confirmar evento y Borrar evento provisional (usa el mismo calendario en todos), y tu SMTP en todos los nodos de email. Sustituye
profesional@tuempresa.compor tu email en Avisar al profesional. - 10
Probar el circuito completo
Envía una solicitud desde el formulario Solicitud de cita: debe aparecer
[Pendiente] Cita: …en tu calendario. Entra en el dashboard Citas, pulsa la fila pendiente y aprueba (el evento pasa a confirmado) o rechaza (el evento desaparece). - 11
Activar el workflow
Los workflows se instalan desactivados. Cuando todo esté configurado, actívalo.
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