Factura en PDF a fila de Google Sheets con IA
Recibe una factura PDF, la IA extrae proveedor, NIF, número, fecha, base, IVA, total y líneas, valida los importes y añade una fila a tu hoja.
Se crea todo desactivado en una carpeta nueva de tu cuenta. No se ejecuta nada hasta que tú lo actives y puedes deshacerlo durante 24 horas.
Qué hace
Envía la factura (PDF en base64) a un webhook. El workflow lee el texto del PDF, se lo pasa a OpenAI para convertirlo en un JSON con proveedor, NIF, número, fecha, base imponible, IVA, total y líneas, y un nodo Normalizar factura lo limpia: importes numéricos, fecha en formato ISO (AAAA-MM-DD), comprobación de que base + IVA = total y marca REVISAR cuando falta algún campo. El resultado se añade como una fila a Google Sheets.
Qué necesitas: una API key de OpenAI, una cuenta de Google conectada y una hoja con la cabecera Fecha, Nº factura, Proveedor, NIF, Base, % IVA, IVA, Total, Moneda, Estado, Observaciones.
Limitación: solo lee PDF con texto (los PDF escaneados o las fotos no tienen texto; para ellos usa la plantilla de ticket/foto con visión).
Cómo se pone en marcha
- 1
Conectar la credencial de openai
Esta plantilla usa openai en: Extraer datos con IA. Crea o elige la credencial y asígnala en esos nodos.
- 2
Conectar la credencial de google
Esta plantilla usa google en: Añadir fila a la hoja. Crea o elige la credencial y asígnala en esos nodos.
- 3
Copiar la URL del webhook (Recibir factura)
Al instalar se genera una URL nueva. Pégala en el sistema externo que debe llamar a este workflow.
- 4
Preparar la hoja y conectar las cuentas
Crea una hoja con la cabecera
Fecha, Nº factura, Proveedor, NIF, Base, % IVA, IVA, Total, Moneda, Estado, Observaciones. En Añadir fila a la hoja elige la hoja y la pestaña; conecta OpenAI en Extraer datos con IA. - 5
Enviar una factura
Haz un
POSTa la URL del webhook con{"pdf_base64":"<PDF codificado en base64>"}(admite también el prefijodata:application/pdf;base64,). Tamaño máximo del cuerpo: 20 MB. - 6
Formato del JSON resultante
El nodo Normalizar factura produce, además de la fila para la hoja, un JSON como este que puedes reutilizar en otros nodos (ERP, Excel, Data Store):
{"proveedor":"Suministros Norte S.L.","nif":"B12345678","numero_factura":"F-2026-0412","fecha":"2026-09-30","moneda":"EUR","base_imponible":200,"iva_porcentaje":21,"iva_importe":42,"total":242,"lineas":[{"descripcion":"Papel A4 (caja)","cantidad":4,"precio_unitario":50,"importe":200}],"estado":"OK"}. Si falta un campo obligatorio o los importes no cuadran,estadovaleREVISARymotivoexplica por qué. Los campos obligatorios y el umbral de confianza se ajustan al inicio del script. - 7
Activar el workflow
Los workflows se instalan desactivados. Cuando todo esté configurado, actívalo.
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